AFFINITY DIAGRAM - gom hàng chục ý tưởng rời rạc thành vài chủ đề

Định nghĩa

Kỹ thuật gom nhóm im lặng (silent grouping) hàng chục ý tưởng rời rạc thành vài chủ đề chính.

Mục đích

Tìm ra cấu trúc/chủ đề ẩn trong một lượng lớn ý tưởng brainstorm mà không để một cá nhân áp đặt cách phân loại.

Ứng dụng

Xử lý kết quả sau một phiên brainstorm đông người (VOC, nguyên nhân, ý tưởng cải tiến).

Ví dụ thực tế (mô phỏng đào tạo)

Các ý tưởng brainstorm về lỗi hở keo của ABC Footwear được gom thành đúng 4 nhóm quen thuộc: Con người, Máy móc, Nguyên liệu, Phương pháp - nền tảng để vẽ Fishbone sau đó.

Khi dữ liệu là lời nói, không phải con số

Sau một buổi brainstorm hoặc phỏng vấn khách hàng, nhóm dự án thường có hàng chục ý kiến rời rạc. Affinity Diagram (còn gọi là phương pháp KJ, theo tên nhà nhân chủng học Jiro Kawakita) giúp gom những ý kiến đó thành vài chủ đề lớn, để thấy bức tranh chung thay vì lạc giữa các chi tiết.

Cách thực hiện

• Viết mỗi ý kiến lên một giấy note, dùng câu ngắn, rõ nghĩa.
• Dán toàn bộ lên tường hoặc bảng.
• Cả nhóm di chuyển giấy note để gom những ý có liên quan với nhau - làm trong im lặng để tránh một người áp đặt.
• Khi các nhóm đã ổn định, thảo luận và đặt tiêu đề cho từng nhóm.
• Nếu cần, gom tiếp các nhóm nhỏ thành nhóm lớn hơn.
• Chọn các chủ đề quan trọng để phân tích tiếp.

Ví dụ minh hoạ

Nhóm dự án thu được 38 ý kiến về lý do giao hàng trễ. Sau khi gom nhóm, xuất hiện 5 chủ đề: thiếu nguyên vật liệu, thay đổi kế hoạch sản xuất đột xuất, chờ kiểm tra chất lượng, máy móc hỏng đột xuất, và thông tin giữa kế hoạch - sản xuất không đồng bộ. Chủ đề cuối cùng có nhiều ý kiến nhất và trở thành hướng phân tích sâu.

Những lỗi thường gặp

• Tạo nhóm theo phòng ban ("của QA", "của sản xuất") thay vì theo nội dung.
• Đặt tiêu đề nhóm trước rồi mới xếp ý kiến vào, làm mất tính khách quan.
• Coi Affinity Diagram là kết luận cuối cùng - thực ra đây mới là bước định hướng, cần dữ liệu để xác nhận.

Mẹo từ chuyên gia WISE Academy

• Tiêu đề nhóm nên là một câu có ý nghĩa ("Kế hoạch thay đổi mà sản xuất không được báo trước"), không chỉ là một từ ("Kế hoạch").
• Kết hợp với Pareto: đếm số ý kiến hoặc số lần xảy ra trong mỗi chủ đề để ưu tiên.

Liên kết trong DMAIC

Dùng ở Define để xử lý dữ liệu VOC, và ở Analyze hoặc Improve để tổ chức kết quả brainstorm. Công cụ liên quan: VOC, Brainstorming, Brainwriting, Fishbone, Pareto.