BRAINWRITING (6-3-5 Method) - ý tưởng đồng đều, không ai bị lấn át

Định nghĩa

Kỹ thuật tạo ý tưởng bằng chữ viết theo vòng (Pool hoặc Card method), không nói ra miệng.

Mục đích

Thu thập ý tưởng đồng đều từ mọi thành viên, tránh hiện tượng người nói to lấn át người rụt rè.

Ứng dụng

Thay thế brainstorm truyền thống khi nhóm có văn hoá ngại phát biểu hoặc có thành viên cấp bậc chênh lệch.

Ví dụ thực tế (mô phỏng đào tạo)

6 thành viên nhóm cải tiến ABC Footwear, mỗi người viết 3 ý tưởng/vòng, chuyền qua 6 vòng - tạo ra 108 ý tưởng cải tiến chỉ trong 30 phút.

Khi brainstorm bằng lời không hiệu quả

Trong buổi brainstorm truyền thống, người nói nhiều hoặc có chức vụ cao thường chi phối, người ít nói hoặc cấp dưới ngại phát biểu. Brainwriting 6-3-5 giải quyết vấn đề này bằng cách để mọi người viết ý tưởng thay vì nói: 6 người, mỗi người viết 3 ý tưởng trong 5 phút, sau đó chuyển phiếu cho người bên cạnh và tiếp tục phát triển ý của người trước.

Cách thực hiện

• Chuẩn bị phiếu có 3 cột và 6 hàng, ghi rõ câu hỏi cần giải quyết ở đầu phiếu.
• Mỗi người viết 3 ý tưởng vào hàng đầu tiên trong 5 phút.
• Chuyển phiếu sang người bên cạnh. Người nhận đọc các ý đã có và viết thêm 3 ý mới - có thể phát triển từ ý trước hoặc hoàn toàn mới.
• Lặp lại cho đến khi phiếu quay đủ 6 vòng.
• Sau khoảng 30 phút, nhóm có tối đa 108 ý tưởng (6 người × 3 ý × 6 vòng).
• Gom nhóm bằng Affinity Diagram và lọc bằng ma trận đánh giá giải pháp.

Ví dụ minh hoạ

Câu hỏi: "Làm thế nào để giảm thời gian chuyển đổi mã hàng ở máy ép đế?" Nhóm gồm kỹ sư, tổ trưởng, thợ bảo trì và công nhân vận hành. Một công nhân đưa ra ý tưởng chuẩn bị sẵn khuôn trên xe đẩy có chiều cao bằng bàn máy; ở vòng sau, thợ bảo trì phát triển thêm thành chốt định vị nhanh - hai ý tưởng kết hợp giúp rút ngắn đáng kể thời gian thay khuôn trong lần thử nghiệm.

Những lỗi thường gặp

• Câu hỏi quá rộng khiến ý tưởng lan man.
• Chấm điểm hoặc bình luận ý tưởng ngay trong lúc viết.
• Không có bước sàng lọc sau cùng, để lại danh sách dài không ai sử dụng.

Mẹo từ chuyên gia WISE Academy

• Có thể linh hoạt số người (4-8), nhưng giữ nguyên nguyên tắc: viết thay vì nói, và phát triển ý của người trước.
• Rất phù hợp với văn hoá doanh nghiệp Việt Nam, nơi nhân viên thường ngại phát biểu trước cấp trên.

Liên kết trong DMAIC

Dùng chủ yếu ở Improve để tạo phương án giải pháp, và ở Analyze để liệt kê nguyên nhân tiềm năng. Công cụ liên quan: Affinity Diagram, Starburst, ma trận lựa chọn giải pháp (Pugh Matrix), FMEA.