IN AND OUT OF THE BOX - chặn "phình phạm vi" ngay từ đầu

Định nghĩa

Kỹ thuật phân loại các thành phần quy trình vào 3 nhóm: trong phạm vi, trên biên, ngoài phạm vi.

Mục đích

Ngăn dự án phình to (scope creep) bằng cách thống nhất sớm cái gì KHÔNG thuộc dự án.

Ứng dụng

Bổ sung cho SIPOC/Charter khi ranh giới phạm vi còn mơ hồ giữa các phòng ban.

Ví dụ thực tế (mô phỏng đào tạo)

"Quét keo → sấy → ép đế" - trong phạm vi. "Đóng gói, kho vận, thiết kế kiểu dáng" - ngoài phạm vi. Rõ ràng từ ngày đầu, đỡ tranh cãi về sau.

Phình phạm vi - kẻ giết dự án thầm lặng

Hầu hết dự án kéo dài quá hạn không phải do vấn đề khó, mà do phạm vi liên tục được "thêm một chút": thêm một chuyền, thêm một loại lỗi, thêm một nhà cung cấp. In and Out of the Box (còn gọi là In/Out of Frame) là bài tập nhanh giúp cả nhóm và sponsor thống nhất ranh giới ngay từ đầu.

Cách thực hiện

• Vẽ một khung lớn trên bảng. Bên trong khung là "trong phạm vi", bên ngoài là "ngoài phạm vi".
• Mỗi thành viên viết lên giấy note các hạng mục có thể liên quan: sản phẩm, chuyền, ca làm việc, loại lỗi, bộ phận, nhà cung cấp, hệ thống.
• Lần lượt đặt từng giấy note vào trong hoặc ngoài khung, thảo luận khi có ý kiến khác nhau.
• Những hạng mục chưa quyết được đặt trên đường viền và chuyển cho sponsor quyết định.
• Ghi kết quả vào mục Scope của Project Charter.

Ví dụ minh hoạ

Dự án giảm lỗi hở keo:

• Trong phạm vi: chuyền 2 và 5, dòng giày thể thao, công đoạn từ quét keo đến ép đế, cả ba ca.
• Ngoài phạm vi: thay đổi nhà cung cấp keo, thiết kế lại đế, các dòng giày da.
• Trên đường viền: thông số lò sấy dùng chung với chuyền 3 - sponsor quyết định đưa vào phạm vi nhưng chỉ được thay đổi trong giới hạn kỹ thuật cho phép.

Những lỗi thường gặp

• Chỉ ghi "trong phạm vi", không ghi rõ "ngoài phạm vi" - nên không có căn cứ để từ chối yêu cầu mới.
• Đưa ra ngoài phạm vi một yếu tố có khả năng là nguyên nhân chính, chỉ vì nó khó thay đổi.
• Không có sponsor khi làm, nên kết quả không có hiệu lực.

Mẹo từ chuyên gia WISE Academy

• Một dự án Green Belt nên đủ nhỏ để thấy kết quả trong 3-6 tháng. Nếu khung "trong phạm vi" quá dày, hãy tách thành nhiều dự án.
• Khi có yêu cầu mở rộng giữa chừng, dùng lại khung này để hỏi: thêm vào thì bỏ bớt gì, hoặc lùi hạn đến khi nào?

Liên kết trong DMAIC

Công cụ thuộc giai đoạn Define, bổ trợ cho SIPOC (xác định điểm đầu - điểm cuối quy trình) và Project Charter. Kết quả phạm vi quyết định kế hoạch thu thập dữ liệu ở giai đoạn Measure.