PROJECT SELECTION MATRIX - chọn đúng trận để đánh trước

Định nghĩa

Ma trận chấm điểm có trọng số nhiều tiêu chí để so sánh và ưu tiên các dự án ứng viên.

Mục đích

Chọn đúng dự án đáng làm trước, tránh phân tán nguồn lực Black Belt vào việc ít giá trị.

Ứng dụng

Dùng ở cấp portfolio, trước khi một dự án cụ thể được chính thức khởi động bằng Charter.

Ví dụ thực tế (mô phỏng đào tạo)

Trong 3 dự án ứng viên của ABC Footwear, "Giảm lỗi hở keo" đạt 4,60/5 điểm có trọng số - cao nhất về tác động tài chính lẫn liên kết chiến lược - và được chọn triển khai trước.

Vì sao cần ma trận chọn dự án

Doanh nghiệp nào cũng có nhiều vấn đề hơn nguồn lực để giải quyết. Chọn dự án theo cảm tính hoặc theo người nói to nhất dễ dẫn đến tình trạng nhiều dự án dở dang, ít dự án mang lại kết quả. Project Selection Matrix giúp chấm điểm các ý tưởng dự án theo cùng một bộ tiêu chí minh bạch.

Bộ tiêu chí thường dùng

• Tác động tài chính (COPQ có thể giảm, doanh thu tăng thêm).
• Tác động đến khách hàng (khiếu nại, giao hàng, rủi ro mất đơn).
• Mức độ phù hợp chiến lược năm của công ty.
• Khả năng có dữ liệu để đo lường.
• Mức độ khả thi: nguồn lực, thời gian, mức độ phức tạp.
• Phạm vi có vừa sức một dự án Green Belt / Black Belt không.

Cách thực hiện

• Liệt kê ý tưởng dự án từ dữ liệu COPQ, Pareto khiếu nại, kế hoạch Hoshin Kanri.
• Thống nhất 4-6 tiêu chí và trọng số (ví dụ: tài chính 30%, khách hàng 25%, chiến lược 20%, dữ liệu 15%, khả thi 10%).
• Chấm điểm từng dự án theo thang 1-3-9 hoặc 1-5 cho mỗi tiêu chí.
• Tính tổng điểm có trọng số và xếp hạng.
• Thảo luận kết quả với ban lãnh đạo, chọn dự án ưu tiên và lập Project Charter.

Ví dụ minh hoạ

Ba ý tưởng tại một nhà máy giày: giảm lỗi hở keo (COPQ khoảng 2 tỷ đồng/năm, dữ liệu sẵn có), giảm thời gian chuyển đổi mã hàng ở máy ép (tác động năng lực sản xuất, dữ liệu phải thu thập mới), số hoá báo cáo ca (lợi ích chủ yếu là soft savings). Sau khi chấm điểm, dự án hở keo đứng đầu và được chọn làm dự án Green Belt; dự án chuyển đổi mã hàng được đưa vào danh sách chờ quý sau.

Những lỗi thường gặp

• Thống nhất trọng số sau khi đã thấy điểm, khiến kết quả bị "lái".
• Chọn dự án đã biết sẵn giải pháp - dự án đó nên là "just do it", không cần DMAIC.
• Chọn cùng lúc quá nhiều dự án so với số Belt và thời gian của sponsor.

Mẹo từ chuyên gia WISE Academy

• Dự án đầu tiên của một doanh nghiệp nên là dự án có khả năng thành công cao và kết quả dễ thấy, để tạo niềm tin cho cả chương trình.
• Giữ một danh sách dự án (project pipeline) và rà lại mỗi quý.

Liên kết trong DMAIC

Công cụ dùng trước hoặc đầu giai đoạn Define. Đầu vào: COPQ, VOC, mục tiêu chiến lược. Đầu ra: danh sách ưu tiên để lập Project Charter.