5 Nguyên Lý Lean
Nguyên lý hay nguyên tắc (principle) là những ý tưởng hoặc lý thuyết ban đầu, quan trọng, được coi là xuất phát điểm cho việc xây dựng những lý thuyết khác.
LEAN là gì? 5 nguyên lý của LEAN
Có 5 nguyên lý LEAN (hệ thống quản trị tinh gọn) bao gồm Giá trị, Lưu trình giá trị, Dòng chảy liên tục, Hệ thống kéo và Hoàn thiện. Lean luôn bắt đầu và kết thúc với khách hàng, khách hàng là người duy nhất xác định giá trị của sản phẩm và dịch vụ. Để tạo ra giá trị theo cách hiệu quả nhất cho khách hàng, bạn phải tập trung vào việc cải thiện quy trình, áp dụng hệ thống kéo và phấn đấu để hoàn thiện.
Lean là một lối tư duy, suy nghĩ về việc tạo ra giá trị cần thiết với ít nguồn lực và lãng phí. Với những nhà tư vấn chuyên nghiệp Lean là một hành trình thử nghiệm liên tục để hướng đến sự hoàn hảo, không lãng phí
“Lean is a way of thinking about creating needed value with fewer resources and less waste. And lean is a practice consisting of continuous experimentation to achieve perfect value with zero waste. Lean thinking and practice occur together.”
Nguyên lý 1: Giá trị (Define Value)
Khách hàng là người xác định giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ. Giá trị của khách hàng được xác định bằng một loạt các hoạt động và được định nghĩa phải thoả mãn 3 tiêu chí: (i) khách hàng phải đồng ý và trả tiền cho hoạt động tạo ra sản phẩm hay vận hành dịch vụ đó; (ii) hoạt động phải thực sự làm thay đổi cấu trúc sản phẩm hay đáp ứng dịch vụ khách hàng yêu cầu; (iii) hoạt động đó phải được thực hiện đúng và chính xác ngay từ lần đầu tiên. Hay nếu tiếp cận theo cách mời gọi hành động, thì việc xác định giá trị của khách hàng có thể được xác định bằng việc giải quyết được các vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. “Vấn đề của khách hàng cần giải quyết là gì?”.
Nguyên lý 2: Lưu trình giá trị (Identify the Value stream)
Với nguyên lý này, phạm vi của dòng quy trình thực hiện sản phẩm hay dịch vụ phải được xác định rõ ràng. Dựa trên dòng quy trình này mà chúng ta xác định được trình tự của từng quy trình, xác định nó là hoạt động quy trình trực tiếp hay gián tiếp tạo ra sản phẩm và dịch vụ đó. Trong hoạt động sản xuất hay dịch vụ luôn tồn tại 3 loại hoạt động: (i) hoạt động tạo giá trị, (ii) hoạt động không tạo giá trị nhưng cần thiết; (iii) hoạt động lãng phí. Bằng việc kết hợp với nguyên lý số 1 mà chúng ta nhận diện được dạng hoạt động trong dòng quy trình và tối ưu nó.
Nguyên lý 3: Dòng chảy liên tục (Create Continuous flow)
Dòng chảy liên tục có nghĩa là sản xuất và vận chuyển 1 sản phẩm 1 lần trong toàn bộ chuỗi các hoạt động trong dòng quy trình giá trị, nguyên vật liệu nên được vân chuyển qua từng quy trình một cách liên tục nhất có thể. Mỗi quy trình chỉ sản xuất đúng số lượng theo tiêu chuẩn được yêu cầu – không nhiều hơn 1 hay ít hơn 1 sản phẩm (ideal flow: one piece flow – dòng chảy lý tưởng: là dòng chảy 1 sản phẩm). Với nguyên lý này, việc bố trí một “sơ đồ kết nối dòng quy trình” (hay còn gọi là layout) là ưu tiên hàng đầu. Mục đích của việc tạo dòng chảy liên tục là giảm leadtime (thời gian cần thiết để sản phẩm đi qua một quy trình) tương quan với việc giảm hàng tồn trữ, và chắc chắn rằng sẽ giảm thiểu được các loại lãng phí trong sản xuất.
Nguyên lý 4: Hệ thống kéo (Let the Customer Pull Value)
Hiếm có dòng quy trình nào mà 100% kết nối với nhau theo dòng chảy liên tục do đặc thù sản phẩm liên quan đến máy móc thiết bị khác nhau, công suất sử dụng máy, nhà xưởng bố trí, các yếu tố liên quan đến môi trường. Vì một trong những lý do này mà các doanh nghiệp sẽ cân nhắc việc bố trí dòng quy trình kết nối liên tục hay phải nằm cách xa nhau trong mặt bằng layout tổng thể để có thể tối ưu hoá chi phí vận hành mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
Với nguyên lý 4, cứ 2 quy trình nào không kết nối liên tục được với nhau thì phải thiết lập hệ thống kéo. Có 2 phương pháp thiết lập hệ thống kéo: (i) Replenishment pull – kéo bổ sung là hệ thống quản lý sản xuất được liên kết với nhau bằng một “kệ siêu thị” trực quan đầy đủ số lượng, loại chi tiết của từng sản phẩm. Quy trình khách hàng sẽ đưa ra “tín hiệu yêu cầu sản xuất” với số lượng yêu cầu theo kế hoạch sản xuất và quy trình nhà cung cấp sẽ sản xuất chính xác dựa trên yêu cầu này và bổ sung lên kệ siêu thị theo “tín hiệu yêu cầu sản xuất” hay còn gọi là Kanban. (ii) Sequence pull – kéo theo trình tự là hệ thống quản lý sản xuất giữa 2 quy trình bằng FIFO (first in first out – nhập trước xuất trước). Quản lý bằng FIFO là thiết lập tiêu chuẩn về số lượng tồn, chủng loại, sản phẩm giữa 2 quy trình theo kế hoạch sản xuất. Phương pháp này thì linh hoạt hơn, hàng tồn ít hơn. Việc xác định thiết lập phương pháp kéo nào cần phải áp dụng kỹ thuật vẽ lưu trình giá trị (value stream mapping) để hiểu rõ về quy trình tổng thế, nhìn thấy được mối tương quan giữa leadtime và hàng tồn.
Nguyên lý 5: Hướng đến sự hoàn hảo (Seek for perfection)
Trên thực tế, không có điều gì là hoàn hảo, chỉ có thứ tốt hơn chứ không có thứ tốt nhất. Hãy nhìn lại 5 nguyên lý Lean được vẽ theo vòng tròn, khi bạn đã đạt được những điều tốt hơn so với giá trị của khách hàng xác định ban đầu thì vòng tròn đó khép lại và bạn chạm tới nguyên lý 1. Hãy để ý mọi sản phẩm và dịch vụ được cung cấp trong cuộc sống của chúng ta, luôn có sự cải tiến không ngừng, đó là vì với nguyên lý 5, doanh nghiệp phải xây dựng lối tư duy “cải tiến liên tục” để không ngừng mang lại giá trị tốt đẹp hơn cho khách hàng thay vì thoả mãn với những thành quả của hiện tại.
TỔNG KẾT
5 nguyên lý cơ bản của quản trị tinh gọn cho phép các nhà quản trị nhận ra sự thiếu hiệu quả trong hệ thống vận hành doanh nghiệp và mang lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng. Bằng cách thực hiện tất cả 5 nguyên lý trên doanh nghiệp có thể duy trì tính cạnh tranh, tăng giá trị cho khách hàng, giảm lãng phí và gia tăng lợi nhuận.
