Có thể đảo trật tự để triển khai 5S được không?
Phương Pháp 5S
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, được viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên phiên âm trong tiếng Nhật gồm:
- Seiri (整理/Sort/Sàng lọc)
- Seiton (整頓/Set-in-order/Sắp xếp)
- Seiso (清掃/Shine/Sạch sẽ)
- Seiketsu (清潔/Standardized/Săn sóc)
- Shitsuke (躾/Sustain/Sẵn sàng)
Thật thú vị là 5S viết tắt theo 5 chữ cái đầu tiên đúng cả trong tiếng Anh và tiếng Việt. 5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản. Sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác. Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko).
Hiện nay, 5S được áp dụng rất nhiều tại các công ty ở Việt Nam, đa dạng ngành nghề và lĩnh vực vì nhiều lợi ích mang lại: chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh tốt cho công ty và một lợi ích gián tiếp mà ít khi được nhìn nhận đó chính là An toàn. Chính vì thế mà người ta gán thêm cho nó 1 chữ S nữa đó là “Safety – An toàn” để công nhận lợi ích này. Nhưng bạn có biết rằng, nếu làm đúng 5S kia là đã tạo ra lợi ích an toàn tại nơi làm việc rồi đó.
Có thể đảo trật tự triển khai 5S không?
Quay trở lại với câu hỏi “có thể đảo trật tự để triển khai 5S được không?”. Tôi xin khẳng định là “hoàn toàn có thể”.
Theo kinh nghiệm tư vấn triển khai 5S cho nhiều công ty với đa ngành và dịch vụ, tôi nhận thấy một điều rằng. Nhiều doanh nghiệp tiếp cận phương pháp 5S từ rất nhiều năm nhưng vẫn chưa thành công, vẫn loay hoay làm đi làm lại 3S đầu tiên. Với trường hợp này, vấn đề của họ là chưa có S4 – Săn sóc (hay gọi là tiêu chuẩn hoá) đủ chuẩn để mọi người cùng làm theo. Nếu triển khai 5S mà “gãy ở khúc này” thì việc làm S5 – Sẵn sàng sẽ chỉ là việc duy trì hệ thống kiểm tra, đánh giá cực đoan dựa trên một checklist không được hình thành từ mục tiêu “tạo thuận lợi” cho người lao động khi thực hiện phương pháp này.
Với những doanh nghiệp xây dựng mới sau này, có “điều kiện” và hiểu biết nhất định về việc áp dụng 5S thì việc họ bắt đầu bằng việc xây dựng bộ khung tiêu chuẩn 5S tại khu vực làm việc cùng với đó là các chương trình đào tạo, tuyên truyền, thi đua để 5S thực sự là một hoạt động đồng hành cùng các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, trở thành văn hoá của doanh nghiệp. Rồi sau đó người lao động mới được tuyển vào và được đào tạo 3S đầu tiên.
Kết luận
Dù doanh nghiệp bạn thuộc trường hợp nào trong 2 trường hợp trên thì nên nhớ rằng, khung tiêu chuẩn S4 phải liên tục được cập nhật cho phù hợp với thực trạng khu vực làm việc của công nhân, nó phải là tài liệu hướng dẫn công nhân thực hiện và duy trì Sàng lọc, Sắp xếp và sạch sẽ.
